Додаток 3

до пп. 3.3.9

ПЕРЕЛІК

обов’язкових реквізитів для заповнення реєстраційно-контрольної картки

(РКК)

Реквізити

Пояснення до заповнення

Назва виду документа	Заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється
Автор (кореспондент)	Під час реєстрації документа, що надійшов, записується назва установи (особи) – автора документа. Під час реєстрації документа, що відправляється, записується назва установи (особи) – кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи
Дата документа	Дата, надана документу установою-автором, наводяться на РКК арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік
Індекс документа	Індекс, наданий документу установою-автором, переноситься на РКК з документа, що надійшов або відправляється
Дата надходження	Дата надходження документа в установу наводиться на РКК з реєстраційного штампа арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік
Індекс надходження	Індекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампа
Заголовок документа або короткий зміст	Переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил
Резолюція	Переноситься на РКК з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції
Відповідальний виконавець	Прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, можливе зазначення номера телефону
Термін виконання	Проставляється число, місяць, рік – арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Під час реєстрації ініціативного документа, що відправляється, записується очікувана дата отримання відповіді
Відмітка про виконання	Короткий запис вирішення питання по суті або дата та індекс документа-відповіді